La facturación electrónica surge como una manera de optimizar el control de cada factura dentro de las empresas. La disminución del uso del papel facilita la clasificación y manejo de las mismas, permitiendo acceder a ellas rápidamente en caso de ser requeridas.

Su impacto ha sido tal, que son cada vez más las empresas que han optado por empezar a implementar la facturas impresas y para gozar de todas las ventajas han decido contar con un programa de facturación electrónico completo. 

Hoy en día este es un tema bastante necesario en cualquier empresa, por la utilidad de este sistema.

¿Qué es  una factura electrónica?

Se trata de un documento electrónico que consolida los trámites contables cambiando la forma de emisión, envío y almacenamiento de dicho documento. En otras palabras, se trata de una factura que se entrega vía online y amerita la notificación de los clientes en la que expresan su disposición a recibirla.

Estas tienen la misma validación y reconocimiento legal que las que se entregan en papel. Por esta razón no representan ningún esfuerzo extra para las empresas que desean implementarlas.

Ante un proceso de compra y venta este esquema de facturación contribuye a la gestión integral de los procesos contables y el documento desde que es creado se emite con la firma digital que da fe de su autenticidad.

Tipos de facturas electrónicas

Antes de adentrarnos en las explicaciones sobre su funcionamiento, es necesario dejar claro que son y los tipos en los que se clasifica este formato de facturación que en muchos sitios resulta ser tan novedoso.

Fundamentalmente cuando se va a hablar de los tipos de facturación electrónica, se hace referencia a los 2 tipos que explicaremos a continuación:

Factura electrónica con formato estructurado

Estas pueden generarse de forma automática mediante el uso de los sistemas informáticos, estos se encargan de todo el trámite. Los sistemas informáticos también se encargan de automatizar los sistemas de pago y de tramitar la contabilidad del cliente emisor.

Factura no electrónica con formato no estructurado

Estas se refieren a que el sistema que las emite está sistematizado únicamente de forma parcial. Por ende, este tipo de factura electrónica, amerita algún tipo de intervención de la mano humana.

Hay quienes afirman que la facturación electrónica se refiere exclusivamente a la de formato estructurado, mientras hacen una separación de la no estructurada, al denominarla factura digital. Es importante realizar esta aclaración porque de acuerdo al contexto se manejan conceptos variados.

Funcionamiento de la facturación electrónica

La facturación electrónica pasa por una serie de procedimientos desde que se crea hasta que arriba en la bandeja de entrada de su receptor. Se encarga de dar fe de la autenticidad en integridad del documento de esta manera poder hacer frente a los requerimientos de fiscales de la Hacienda Pública.

El sistema a cargo de crear la factura, lo hace y posteriormente la almacena en su base de datos. Después de eso, se firma por medio de un certificado electrónico que garantiza la validez y originalidad (que no ha sido alterado) de este trámite fiscal y se encarga de no dejar dudas sobre la autenticidad del mismo.

Acto seguido, se debe hacer llegar al cliente, a través de formatos electrónicos tales como el correo electrónico o cualquier otra plataforma digital que hayan acordado con anterioridad. Por supuesto que también se deja constancia del envío generando copias que al igual que la primera, van a parar a la base de datos.

Los datos almacenados sirven como referencia para la emisión de futuras facturas. Pero el proceso no termina aquí, porque continúa la fase de recepción, que tal y como su nombre lo indica, da inicio en cuanto el cliente recibe su documentación.

Este podrá enviarlo a su base de datos, imprimirla o realizar ambas acciones, está en sus manos la decisión. Ahora bien, la firma electrónica dota de validez jurídica al documento por lo que el cliente puede hacer uso de esa información y emplearla para ausentarse del sistema de proveedores.

Todo el rigor con el que se elabora y se procesa la factura. Da muestras de las razones por las que se les otorga la misma validez legal que las facturas tradicionales que son entregadas en físico.

Recomendaciones para seleccionar el programa idóneo de facturación electrónica 

Existen una serie de elementos que debes considerar para facilitarte el proceso de facturación.

Por ejemplo, la accesibilidad de software. Si trabajas con una que te facilite el acceso desde diferentes puntos, te optimizará el traslado de la información.

Del mismo modo, debes poner énfasis en la legalidad, escoge un programa que se centre en el cumplimiento al pie de la letra de los procedimientos legales y por el resguardo de la seguridad y privacidad de los datos de los clientes.

El rendimiento y productividad es una prioridad dentro de cualquier empresa. Por ello el programa que elijas, te debe permitir automatizar diversas tareas que puedas realizar en el menor lapso de tiempo. Y que adicionalmente, se integre sin dificultad a los programas y bases de datos con los que trabajas en tu empresa.

En Resumen

La factura electrónica surge para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas en la actualidad, cuenta con validez legal como las impresas, pero le permite a la compañía disminuir la inversión en papel. 

Se emplea con cada vez más frecuencia por ser una alternativa para agilizar los procesos y disminuir los márgenes de error. Y aunque tienen poco tiempo ya ha sido comprobada su efectividad y precisión.

Este formato es expedido y recibido por vías electrónicas. Y todo el proceso consta de una serie de pasos intermedios que garantizan la legalidad y unicidad de cada una de las facturas. 

Existe una clasificación en la que se incluyen 2 tipos de factura electrónica. Y no podemos dejar de mencionar que la elección del software adecuado es imprescindible para que todo el proceso se lleve a cabo con éxito.

La clave para seleccionar al más conveniente, radica principalmente en encontrar un programa completo y configurado para seguir las normativas legales. 

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